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《文档存储管理十一条策略》（中）

【oa在线】【2005-12-23】【字体： 大 中 小】【浏览:】 　
　     以下的这十一条文档存储管理的条条框框，与其说是一种管理的策略，还不如把它们作为一种行业的管理规范更为妥贴。它罗列了办公过程中所涉及到的文档存储管理的各个层面，为大家提供了一种系统的管理概念。或许字里行间少了一份温和的叙述，多了些许条框的规范，不过相信一定可以让您对文档管理存储有一个更为详尽认识，而且可以更快地落实到运用中去。 第五条档案名称及编号1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第六条档号编定1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。第七条归档与档案清理1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。（后续）
　
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