商务文件管理应用篇之业务部门-文件储存类选购维护指南-OA商品知识/选购/维护中心-OA在线

　千万不要小看了我们平时常用的一些文仪用品，正因为它们给我们的工作事务带来了方便的体验和管理的理念，我们的工作过程才减少了许多为了因为整理无序而费力查找的经历……同样，如果您想要了解一个企业的管理是否有序，就不妨从文件用品的管理及使用上来进行旁敲侧击，想必一定会让您有一个直观的感受。现在就让我们到公司的每一个部门转上一圈，看看对于不同的工作，我们应该怎样合理的运用好文仪用品，提升个人的工作效率、简化工作的绵延繁杂。管理应用之一：业务部门业务员是企业面孔，他们开展的业务活动，将在很大程度上影响着企业的业绩与未来的发展，对于每一个业务员来说，专业知识的积累和商业信息的收集都是至关重要的。系统的文件管理方法可以帮助他们轻松地实现“高效的信息管理”。首先来看看桌面上资料管理，业务员的桌面，是用来收藏必要情报的销售数据基地。首先我们因将收集来的资讯作一个初步消化，清除掉那些侵占桌面环境却毫无用途的废弃资料。我们需要将有效资料按照其使用范围继续分为携带型文件和公司内文件。对于报价资料、价格单片等频繁翻越的携带型资料，业务员应该使用一个或者几个便捷而美观的活页资料册来进行分类收藏。如果是平时需带出公司的资料，将其按需要分类装入风琴包中，会使业务活动变得轻松而有效率。这样也使得资料得到更好的保护作用。而作为在公司内使用的文件，管理相对更为灵活。如，可将顾客管理卡，个人销售成绩，促销计划，不同客户促销资料等已被固定化的文件，收藏到管式文件（单开）夹中，而对不想打孔的资料，可装入透明内袋后再收藏到纸制快劳夹中。而流动性的文件则可以以星期为单位的销售成绩表、商品库存表和每个顾客的各种信息等这种在部门内或部门间流动性强的文件，可分别装入文件套中，再收入纸制杂志匣归档。 Tips：•桌面文件管理：不应该将资料杂乱无章地堆放在桌上，而要动手进行适当的整理，以提高工作的舒适性。•桌上文具管理：将桌面上所有的小文具竖直放到筒或万用盘中，并将多或少“文具竖放”做原则记住，因竖放文具可以避免压在文件下而造成使用上的不便和不必要的找寻时间。•名片的管理：可将名片收藏到可前后更换的名片册中，既方便查阅又方便替换。•便条的管理：条类的东西虽小但它是重要的信息来源，应该与其他资料分条保管，以免丢失或损坏。•文件资料的管理：用订书机管理，将同类的资料订在一起，用纸制文件盒进行收藏另外，形态各异的其他资料如录相带，软盘都可以扔进去，这样做能防止桌面上的资料堆积如山。